对于传统的贸易类企业,商品库存占其流动资产的比重较其他类型企业更大,库存管理是经营管理中非常重要的一个部分。目前,国际贸易企业基本都将货物的报关报检、仓储、运输等业务环节委托专业企业代为操作。另一方面,因其对仓储业务进行外包,由此产生的库存商品管理风险节点增多。如何把控风险,保证存货安全,是这类贸易企业所面临的重要课题之一。该文对库存管理的各风险节点进行梳理,并提出控制措施,以达到控制库存风险的目的。

库存管理的范畴,除对仓库内存放的货物进行管理以外,还应包括从交货人完成交货义务开始,直至贸易企业完成货权转移之间的整个业务流程的管理,即既包括货物 库存"状态下的管理,又包括货物" 在途"状态下的管理。只有将整个库存流程的所有关键节点把控好,才能保证货物安全,达到库存管理的目的。

下面,对仓储外包型贸易企业库存管理的各风险节点进行梳理,并提出应对措施,从而总结出该类型企业对商品库存风险的管理策略。

设置独立的库管岗位

岗位设置是库存管理的根基。如果业务人员的岗位职责贯通整个贸易流程,将不利于企业对业务员私自收发货物等问题进行监管,可能会造成不能及时认定库存风险,甚至根本无法发现库存风险。所以,岗位设置对库存管理起到根基作用。

从整个贸易业务流程来看,库存管理应是独立于采购和销售的业务环节;从岗位设置来看,库存管理应单独设置" 中台"岗位,区别于前台的采购和销售岗位以及后台的结算岗位,规模较大的企业可单独设立物流管理部门;从人员来看,应对库存管理人员与采购和销售人员采取严格的分离制度。

库存管理岗位的职责范畴可由企业自行规定,但原则上应包括货物到港至货物发出之间的整个过程。设立了物流管理部门的国际贸易企业,其职责还应包括报关物流服务供应商的选择与管理,仓储地点的选择与管理,收发货流程的执行,货物保险与货物安全的管理。

实行库存管理岗位独立制度,可使企业的采购和销售岗位与仓库管理岗位形成相互制约的作用,使库存管理的其他内容在制度上存有实施的保证。

签订要素完整的仓储协议

与仓库产权单位签订仓储协议,是规避库存风险的保障,也是维护企业利益的最后一道防线。签署仓储协议这样一件看似在库存管理中显而易见需要关注的事情,在实际业务操作过程中其实经常会出现瑕疵。例如,有些企业在签订协议时未规定合约的有效期,未规定仲裁的地点和机构,对双方的权利义务界定不清晰或对违约行为未规定承担后果的方式,合同规定"签字盖章生效的,只在合同上体现其一,合同期满后未及时续约或移库,造成法律上的权利义务空档期。

对于仓储协议的签订,除需注意避免以上提到的一些问题以外,还应注意以下两点。

(1)审查合同缔约方(乙方)是否为法人单位。在签订合约之前,应严格审核对方的企业资质,如对方为某公司分支机构(即非法人单位),则需其出示其具有独立法人资质的上级单位的签约授权书。(2)认真审查合同要素是否完整。除合同普遍需要包含的要素外,仓储协议中还应规定仓储货物名称、仓库服务项目、对应收费标准、特殊存放条件等,大宗散货仓储合同还应写明损耗比率。合同附件应包括企业发货通知书样本、发货通知书发货人及审核人的签名预留印鉴、预留传真号及电话号码等重要信息。

规范收发货文件和手续

在货物入库和出库环节,贸易企业应与仓库建立严格的操作流程。在入库环节,货物入库后,应规定仓库向贸易企业提供准确的入库通知单或入库磅单,作为入库数量的依据:发货时,应规定仓库只接受双方约定样式的发货通知单及预留发货人和审核人签字作为通知发货的唯一凭证,在货物发出后,应向贸易企业反馈实际发货数量。以上二者可作为货物出库的依据。

规范好收发货文件和手续对库存管理十分重要。把好入库和出库两个关键节点的操作流程,对贸易企业避免人为造成的存货损失具有决定性的意义。

做好仓储地点的考察工作

对于作为企业货物仓储地点的仓库,应进行详尽的考察。这是贸易企业把控存货风险的第一道关卡。除考虑仓储成本外,在仓储安全方面,贸易企业应仔细进行考察,只有产权清晰、货物保险有所覆盖、仓储设施完备、管理制度严谨、周边环境安全的仓库才能有效保障货物安全。

对仓储企业的考察,应从以下几个方面来进行:

(1)考察仓库资质是否完备。贸易企业应考察仓库产权单位是否具有货物仓储的经营资格,其注册资本是否雄厚。如果是货贷公司为贸易企业提供仓储服务的,应审查其与仓库产权单位的仓储协议是否有效。

(2)应考察仓库是否购买货物保险。一般情况下,仓储单位都会对仓库设施进行投保,但贸易企业应着重考察其是否购买货物保险,具体保额是多少,是否能覆盖贸易企业存放货物的货值。签订仓储协议、审查仓库注册资本,都是法律意义上的保障。但另一方面,法律判决执行难的问题一直困扰着企业,所以购买货物保险是把控企业经济损失的最有效的手段。如果仓库未对存储货物进行投保,贸易企业应自行考虑购买货物保险。

(3)仓库的消防和安全措施是否完备。应考察仓库设施的主体结构是否易燃,电路是否设计规范,照明设施是否防爆,仓库内存放的其他货物是否为可燃或易燃物品,仓库烟火探测设施和喷淋设施是否完备,仓库管理制度是否规定每天定期进行巡查,仓库防盗措施是否完备,仓库报警设施是否有效等等。

(4)考察仓库周边环境是否安全。贸易企业应调查了解仓库盾边是否存在影响存货安全的因素;仓库内是否存在混放货物的现象,如有,则需考察混放货物是否有异味或可易使本企业货物毁坏变质的特性;仓库设施本身是否利于存储货物的性状保持稳定。(5)仓库管理制度是否严格。贸易企业选择存放货物的仓库应在入库、码放、出库等环节执行严格的操作流程,以保证货物的数量准确,避免混发、错发货物。

5关键操作节点派人员赴现场监管在入库及发货环节,贸易企业应派业务人员赴现场进行监管保证入库及时、入库数量准确、发货数量不违背发货通知单的规定、发送散装货物时的货物挑选过程符合正常业务惯例。

如果贸易企业收发货频繁,且没有能力派业务人员赴现场监管的,应在货物入库环节和大宗发货环节委托第三方监管机构代为监管。

建立库存台账核对制度

贸易企业的库存管理人员应建立库存管理台账,并定期与仓库核对库存明细情况,以便及时发现库存数量的异常情况,核查差异原因,避免库存数量方面出现更大的漏洞,及时控制库存损失规模。

做好对报关物流服务供应商的管理报关物流服务供应商,指为贸易企业提供代理报关报检、货物运输和仓储等服务的公司。这些公司在贸易企业的业务操作过程中起到非常重要的辅助作用。但是另一方面,报关物流服务行业费用标准不统一、服务水平参差不齐、代理的商品各有侧重,且报关物流服务供应商在报关环节的差错将直接影响贸易企业的海关信用评级。所以,须对报关物流服务供应商进行严格审核,保证货物通关顺利、货物码头卸载高效、运输和仓储安全,对贸易企业库存管理起到保障作用。

审核保管物流服务供应商,应注意以下几点。

(1)选择具有一定实力的报关物流服务供应商。选择有实力的报关物流服务供应商,可以保证在货物出现问题的时候,对贸易企业具有一定的赔付能力,减少贸易企业的经济损失。(2)选择擅长代理所需商品的报关物流服务供应商。贸易企业应了解各货贷公司的业务侧重点,区分货物种类、运输方式等方

面,选择合适的报关物流服务供应商。对于需要办理退税申请和法定商检的商品,则更需要委托具有足够相关经验的报关物流服务供应商进行合作。

(3)避免选择经营同类商品贸易业务的报关物流服务供应商,如报关物流服务供应商实际经营与贸易企业相关的同类商品贸易业务,则可能存在货物被私自转卖的风险,应子以避免。

(4)注意对运输环节货物保险的覆盖。在运输环节,货物容易产生各类问题,归结起来就是货物灭失和变质的风险。贸易企业应在库存管理过程中,注意在途状态环节的货物安全把控工作，如报关物流服务供应商未对相关环节状态下的货物进行投保,则贸易企业应考虑自行购买保险。

(5)警惕代理业务报关物流服务供应商在业务过程中所处的角色。代理进口业务过程中,代理委托方经常会像贸易企业推荐代理报关报检和仓储环节的报关物流服务供应商。这时,要警惕报关物流服务供应商与代理委托方勾结的情况,最好采取先收货款、再放单据的模式,以保证贸易企业对货权的把控。

建立定期库存盘点制度

贸易企业应通过非业务和仓储的第三方内部人员定期对库存进行盘点,加强库存管理考核。贸易企业的库存盘点工作,应做好以下几点。

(1)加强对库存账目的核对工作。在库存盘点过程中,应将业务库存台账分别与仓库业务台账和财务账面库存情况进行核对找出差异原因。

(2)进行实地盘点工作,对仓库内的货物情况进行清点,核对库存台账与实际库存数量是否一致。在进行实地盘点时,应保证盘点比例不低于库存总额的70%,以达到足够的抽样水平。

(3)对库存管理情况进行考察。在库存盘点过程中,应对仓库设施情况、仓库管理情况、公司库存管理人员与仓储单位之间的收发货流程执行情况、货物保险盖情况、仓储协议情况等内容进行核查,判断公司库存管理是否达到制度要求。

通过库存盘点工作,不仅可以使公司更加了解存货的实际状态,更能督促仓储企业做好对公司库存商品安全的保护工作,监督库存管理人员的制度执行情况,对公司的库存管理起到定期体检的作用。

通过以上各个库存管理风险点的把控,可使公司库存管理工作做到细致、可靠、合理。总结来说,仓储外包型的贸易公司在库存管理中应做到 把握好三条主线,控制好一个关键",即对文件单据线、流程执行线和监督机制线的把握,确保管理渗入每个关键节点,达到闭环管理的效果;控制好的关键,就是确保制度有效执行,强化相关岗位人员的风险意识,增强相关岗位人员的责任心,使库存管理效果最大化。